Как не дать главбуху себя подставить: памятка молодому бизнесмену

Фиктивные больничные, «мертвые души» в зарплатной ведомости, сговор с контрагентами, вывод средств на счета подставных лиц… Интернет буквально переполнен рассказами о том, как главный бухгалтер обокрал владельца бизнеса, подставил перед налоговой и благополучно скрылся из вида.

В зоне риска присутствуют начинающие предприниматели, у которых нет ничего, кроме интересной идеи. Такие люди часто уповают на то, что достаточно нанять «высококвалифицированного и опытного» сотрудника, который возьмет ответственность на себя.

К сожалению, наличие диплома и годы практики вовсе не указывают, что человек морально устойчив, не склонен к откровенному воровству, не пожелает скрыть собственные недоработки. Расхлебывать обычно приходится бизнесмену. Не хотите оказаться в щекотливой ситуации?

Экспертам Отдела по г. Бресту и Брестской области ООО «Бухгалтерские технологии» регулярно приходится проводить аудит работы бухгалтерии. Накопленные знания позволяют дать простые советы, которые легко использовать. Вероятность, что обманут, снижается в разы. Слушайте внимательно!

/01

Совет №1. Не позволяйте, чтобы пароль от базы имелся только у одного человека

Сегодня бухгалтеры часто ведут учет на собственных компьютерах удаленно. Если соберетесь увольнять такого сотрудника, легко столкнуться с откровенным шантажом: горе-работник станет угрожать, что не передаст доступ к информации. Только представьте, сколько сил потребуется на восстановление учета, в особенности, если за год совершены сотни операций.

Важно не только не замыкать процесс на одном человеке, но и держать руку на пульсе. Используйте облачную бухгалтерию. Настройте работу системы так, чтобы на Вашу почту приходили уведомления о каждом изменении. В ночь перед увольнением бухгалтера элементарно смените пароль. Все!

/02

Совет №2. Контролируйте объемы обязательных платежей

Проблемы в бизнесе могут возникнуть по причине невнимательности или некомпетентности сотрудника. Как итог – непомерные налоги, которые ложатся бременем на предприятие. Некоторые «счетоводы» идут на такой шаг сознательно, считая, что предпочтительнее переплатить, чем недоплатить.

Ни в коем случае не говорим о том, что нужно перестать доверять бухгалтеру, если обнаружится единственная ошибка. Важно выстраивать коммуникацию, не абстрагироваться от происходящего в компании.

Чтобы свести риск к минимуму, рекомендуем подписывать документацию самостоятельно.  Времени на это много не требуется. Можно сделать даже с помощью смартфона. Будете всегда располагать объективными данными о положении дел.

/03

Совет №3. Не допускайте использования сведений о бизнесе

в корыстных целях

«Слить» информацию способен каждый сотрудник, но исчерпывающими сведениями располагает как раз бухгалтер. Вряд ли пойдет на это ради открытия собственного бизнеса, но может согласиться, когда предлагается определенное «вознаграждение».

Ситуация разрешается путем заключения соглашения о том, что информация, полученная в ходе работы в компании, является конфиденциальной. Когда подписан такой документ, желание распространяться на запретные темы заметно убавляется.

Ситуация разрешается путем заключения соглашения о том, что информация, полученная в ходе работы в компании, является конфиденциальной. Когда подписан такой документ, желание распространяться на запретные темы заметно убавляется.

/04

Совет №4. Периодически обращайтесь в сторонние организации для получения объективных сведений

В первую очередь, стоит задействовать налоговую инспекцию.  Свяжитесь, чтобы узнать сведения о задолженностях или переплатах. Отношения с ИМНС – показатель финансового здоровья компании. Если постоянно дают знать о себе проблемы, стоит задуматься, ведь легко столкнуться с санкциями.

Кроме того, периодически нужно прибегать к услугам организаций, занимающихся аудитом. Важно получить независимую оценку. Ни в коем случае не утверждаем, что придется обращаться каждый месяц, но хотя бы раз в год или перед увольнением бухгалтера – обязательно.

Располагая объективной информацией, будете принимать по-настоящему взвешенные решения, избежите негативных последствий, сформируете представление о собственном главбухе как о профессионале.

/05

Совет №5. Запишитесь на курсы бухгалтеров

Вовсе не означает, что будете исполнять подобные функции. Каждый должен заниматься своим делом. При этом руководителю важно:

Получить основательное представление о бухгалтерской профессии;

Научиться делать элементарные вещи собственными силами;

Всегда контролировать сотрудника;

Вовремя обнаруживать те или иные недочеты в работе;

Выдвигать разумные требования.

Все это осуществимо, если потратить время и силы на освоение ремесла бухгалтера. Настоящий предприниматель разбирается во всем, что касается бизнеса, способен заменить каждого сотрудника. В конце концов, вложения в самообразование – инвестиции, которые всегда окупаются.

Полезные советы можно приводить долго. Если говорить лаконично, следует быть внимательным к каждой детали. К примеру, стоит ли считать достойным специалистом того, кто постоянно задерживает выплаты в ИМНС или ФСЗН? А можно ли назвать нормальной ситуацию, когда работники выстраиваются в очередь, чтобы высказать претензии по оплате труда?

Ни в коем случае не утверждаем, что нужно во всем винить бухгалтера, но и слепо доверять тоже не стоит. Разумный выход – тщательно разбираться в каждой ситуации, не откладывая на потом. При подобном подходе вероятность столкнуться с проблемами из-за сотрудника, ведущего расчеты, существенно снижается.

Руководитель должен четко уяснить, что ответственность за бизнес лежит на нем, поэтому не имеет права на промахи. Санкции способны привести к банкротству организации. Уверены, что такая перспектива точно не кажется привлекательной.

Отдел по г. Бресту и Брестской области ООО «Бухгалтерские технологии» уверен, что Ваше предприятие будет процветать. Как же иначе, если периодически читаете здесь о важных моментах, касающихся ведения учета в фирме?! Во всеоружии, а значит – нужно только вовремя реагировать на те или иные трудности.