Отдел по г.Бресту и Брестской области ООО "Бухгалтерские технологии"

Разработка номенклатуры дел

Разработка номенклатуры дел обязательна для любой организации. Документ представляет
собой список заголовков дел за последний год с датами создания, хранения. Номенклатура играет
важную роль в делопроизводстве, позволяя систематизировать исполненные документы, учет,
индексацию.

С помощью номенклатуры дел составляются описи бумаг для постоянного и временного
хранения. Максимальный срок в последнем случае – 10 лет. Документы, не подлежащие
длительному хранению в архиве, уничтожаются.

Основной документ, где указаны детали разработки номенклатуры дел, — Инструкция по
делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (утверждена
Министерством юстиции РБ от 19.01.2009).

Разработка номенклатуры дел – трудоемкий процесс. Сам документ объемный и требует немало
внимания. На этапах создания непрофессионалы часто допускают много ошибок, из-за чего
процедура затягивается.

Если желаете сэкономить по максимуму, обратитесь к сотрудникам Отдела по г. Бресту и
Брестской области ООО «Бухгалтерские технологии». Компания предоставляет опытных
работников, которые не раз составляли номенклатуру дел на предприятии.

Наши работники помогут:

  • сгруппировать документацию;
  • составить номенклатуру дел в соответствии с государственными стандартами;
  • привести в порядок остальные бумаги;
  • обеспечить грамотное ведение документооборота в организации.

Можете не сомневаться – у нас достаточно знаний и навыков, чтобы разработать номенклатуру
дел для организации вне зависимости от величины.

Значение номенклатуры дел для предприятия

Папки с накопившейся документацией можно увидеть в любой организации. Многие
предполагают, что подобные бумаги – залежавшийся мусор, но на практике дело обстоит иначе:
архивные документы могут понадобиться в любой момент, а за уничтожение бумаг, находящихся
на долговременном хранении, предприятие несет ответственность в виде штрафа.

Хранение многочисленных папок невозможно без разработки номенклатуры дел. Она выполняет
ряд функций:

  • определение рода деятельности компании, путей развития;
  • группировка документов по разделам и подразделам;
  • индексация документации;
  • определение со сроками хранения (крайне важно!);
  • создание картотеки неисполненных делопроизводств;
  • составление описей бумаг с долгим и кратким сроком хранения.
  • ведение учета архивных дел со сроком до 10 лет.

Грамотная разработка номенклатуры дел отнимает кучу времени, особенно в крупных фирмах.
При больших объемах работы мы подключаем 2-3 сотрудников из Отдела по г. Бресту и Брестской
области ООО «Бухгалтерские технологии».

Сотрудничество с организацией происходит на основании договора. Представители компании
заключают договор, гарантирующий:

  1. Оказание качественных услуг, включая разработку номенклатуры дел в соответствии с
    Инструкцией РБ.
  2. Предоставление готовой документации в нужный срок.
  3. Выплату компенсации при невыполнении обязанностей.

Руководитель вправе контролировать работу сотрудников. Вы можете в любой момент связаться с
профессионалом и поинтересоваться, на каком этапе находится разработка номенклатуры дел
организации.

Разработка номенклатуры дел: главные требования

В Республике Беларусь существуют три разновидности номенклатур: конкретная, примерная,
типовая. Две последних создаются государственными службами, а первая – для частной
организации.

На малых и средних предприятиях номенклатура создается по функциональным правилам, т.е. по
системе индексации: у каждого отдела появляется собственный индекс.

До составления номенклатуры как таковой на предприятии ведется грамотный учет документов.
При отсутствии проблем с оборотом бумаг в организации номенклатура составляется быстро, но
такое бывает нечасто. Отследить документооборот при меняющейся структуре и отсутствии связи
между отделами фирмы сложно. Даже грамотному специалисту придется для начала хорошо
вникнуть в рабочий процесс.

Номенклатура дел составляется на базе учредительной документации: положениях, принятых
руководством, нормативно-правовых актах, регулирующих функционировании компании, и
прочих документах, где описаны цели, задачи, организация работы.
Грамотная разработка номенклатуры дел – это экономия времени на переработку документа и
поиск необходимых бумаг в архиве.

Сроки хранения документации тоже определяются государством. Подробности указаны в Перечне
типовых документов Республики Беларусь (утвержден Министерством юстиции РБ от 24.05.2012).
Правил, указанных в нем, должны придерживаться все организации вне зависимости от рода
деятельности и форм собственности.

Группировка дел происходит путем объединения похожей документации – по типу деятельности,
отделам, срокам хранения и прочим признакам. В отдельных случаях рядом располагаются
наименования бумаг, кардинально отличающихся между собой.

Разработка номенклатуры дел организации от
профессионалов

Специалисты из Отдела по г. Бресту и Брестской области ООО «Бухгалтерские технологии»
обеспечивают создание документации на предприятии. Мы разрабатываем номенклатуру дел за
короткий срок, а еще помогаем с налаживанием документооборота и оказываем консалтинговые
услуги.

Полноценный аутсорсинг для предприятия – это гарант порядка в учредительных документах,
учетах, формах отчетности и не только.

Составление номенклатуры дел проходит много этапов, в том числе – несколько проверок,
сначала лицом, отвечающим за ведение архива, затем – руководством фирмы. Готовый документ
в большинстве ситуаций принимается сразу благодаря отсутствию ошибок.

По установленным правилам изготавливается 4 экземпляра: один для канцелярии, второй для
архива компании, третий и четвертый направляются в государственный архив и структурный
отдел. Время работы и стоимость определяются индивидуально, в зависимости от предприятия,
специфики работы, состояния и других факторов. Подробности сотрудничества обсуждаются на
первой консультации и при подписании договора.

Важный момент: бывают случаи, когда заказчик хочет изменить условия сделки по тем или иным
причинам. Здесь надо предупредить сотрудника и составить новый. Договор заключается на
основе старого и продолжает действовать до выполнения условий или истечения сроков.

Если нужна разработка номенклатуры дел, свяжитесь с менеджером для уточнения деталей.
Оставляйте заявку на странице сайта и подождите.