IT-бизнес: повышенная ответственность для главного бухгалтера

В Республике Беларусь немалое значение уделено развитию IT-индустрии. Появление Парка высоких технологий, который имеет свои льготы и преференции, легализация биткоина, влияют на продвижение и распространение компаний направленных в сторону цифровых технологий.

Представляя IT-компанию и её сотрудников, первым делом на ум приходят программисты, менеджеры, маркетологи, тестировщики и другие. Однако, ни одна компания в стране не может существовать без поставленной бухгалтерии и бухгалтеров.

Правильный бухгалтерский учёт – обязательное условие для стабильной и беспрепятственной работы в стране. Касается это как классического предпринимательства, так и развивающейся отрасли IT. Предпринимателям, создающим организацию в сфере IT, важно с самого начала выбрать специфику её деятельности и приблизительно представить масштаб компании. Делается это для корректного и наиболее выгодного выбора системы налогообложения.

Бухгалтерским учётом нельзя пренебрегать при открытии нового бизнеса в IT, будь он в составе ПВТ или нет. Опыт компаний, которые сталкивались с проверками, показывает, что начинать ведение учёта и документооборота стоит с разработки учётной политики. Учётная политика –такая форма учета документов, которая разрабатывается исходя из специфики работы компании и ее продуктов. Учетная политика отражает способы измерения стоимости продуктов, оборота документов, графики оборота, обобщения фактов деятельности.

Организован бухгалтерский учет может быть двумя способами:

1. Штатные сотрудники с навыками и знанием специфики работы бухгалтерского учета в IT.
2. Заказ аутсорсинговых услуг у специализирующейся компании.

Поиск штатного бухгалтера, который знает специфику работу в IT и будет грамотно и успешно вести дело, может занять немалые силы и время. А без бухгалтера, в свою очередь, не принимается ни одно важное управленческое решение. Поэтому, использование бухгалтерских услуг специализирующейся компании, вместо штатных сотрудников, может избавить от необходимости долгого поиска квалифицированного сотрудника. Также нельзя забывать, что штатному сотруднику выплачиваются больничные, отпускные, декретный отпуск и налоги. При этом, вместо тяжелого процесса поиска и найма способных сотрудников, вместо создания, размещения вакансий и испытательных сроков, услуги бухгалтеров «извне» заказываются за 5 минут.

Особенности бухучета в IT

Из особенностей бухгалтерского учета в IT выделяются:

• Использование и внедрение Google документов.

Использование google документов упрощает и структурирует письма и документы. Разрешения на доступ, одновременная редакция, система черновиков, всё это крайне удобно и выводит работу бухгалтеров на другой, по сравнению с работой без google документов, уровень.

• Уменьшение бумажного оборота в пользу электронных договоров.

Действительно крупные IT-компании, заключающие сотни договоров, актов и соглашений, стремятся к удобной и простой форме представления документов. Отражать каждый договор на бумаге, складировать её и часами искать в случае надобности – долгое и неудобное занятие, особенно для компаний с направленностью в цифровые продукты. Исходя из этого, договора, по вoзмoжнoсти, переводятся в электронный вид, а бумажный оборот постепенно сокращается.

• Упрощение бухгалтерской деятельности, уменьшение программ.

Автоматическая выгрузка результатов работы и «бэкапов» на сервера, сильно упрощает жизнь бухгалтеров, избавляя их от часов работы с документами. Убирая из взаимодействия ненужные программы, которые требуют ручной выгрузки информации, уменьшается шанс что-то упустить среди сотен документов. Также увеличивается стабильность работы и появляется больше времени на более важные для работы дела.

• Автоматизация процессов.

IT компании не могут не использовать программный софт для решения поставленных задач. Бухгалтерский учет не является исключением, и, по вoзмoжнoсти, автоматизируется в таких системах как 1C и других.

Виды IT компаний

Нанимая бухгалтера на работу в IT-компании, нужно понимать, что специфика ведения бухгалтерского учета будет зависеть от направления деятельности компании и её условного вида. Компании в сфере IT делятся на:

• Консалтинговые IT-компании.

Консалтинговые IT-компании консультируют клиентов в цифровых продуктах и информационных технологиях. Консультация обычно проводится в вопросах администрирования компьютерного обеспечения, автоматизации бизнес-процессов, в выборе поставщиков ПО. Также такие компании дают экспертную оценку эффективности систем, функционала и прочее.

• Компании-создатели.

Такие компании создают цифровые продукты, такие как: приложения, сайты, антивирусы, игры и прочее. Они ориентированы на отдельных заказчиков (конечные пользователи) и их услуги крайне редко заказывают другие компании.

• Аутсорсинговые IT компании.

Аутсорсинговой компании передают определенные виды или функции предпринимательской деятельности. Делается это с помощью договора, и передача деятельности может иметь как разовый характер (например, разработка приложения), так и долгосрочный (например, долгосрочная поддержка стабильной и бесперебойной работы систем).

Ведение бухгалтерского учета в разных компаниях

В консалтинговых компаниях должны вести учёт тщательнее чем в других. Это происходит из-за разных видов оказываемых услуг и разных источников дохода. Так как сотрудники таких компании вынуждены часто выезжать к заказчику, бухгалтеры обязаны тщательно отражать это в дoкумeнтах и отчетах.

В компаниях, которые создают цифровые продукты, подстраиваются под рынок и потребителя. Они следуют веяниям моды и желаниям клиентов. Продажи продуктов в 90% производятся на онлайн-платформах, где каждый может заказать себе игру, программу, и т.д. При такой специфике продаж, бухгалтерия интегрируется в программы учета продаж.

Бухгалтерам аутсорсинговых компаний наиболее уместно использовать позаказный метод учета. Под каждый новый заказ услуг компании, открываются новые статьи по затратам и доходам. После каждого заказа бухгалтеры рассчитывают его себестоимость, прибыльность и прочее. Затем из каждого такого заказа складывается общая картина дел организации. Аутсорсинговые компании также часто имеют выездной характер работ, что должно учитываться и отражаться в дoкумeнтах бухгалтерами.