Как возложить на сотрудника обязанности по архиву?

Возложение обязанностей по архиву на одного из сотрудников – нормальная ситуация для каждого хозяйствующего субъекта. Причина в том, что накопление, учет, хранение документации компания обязана обеспечить по действующему белорусскому законодательству. Как это выполнить? Эксперт «Бухгалтерских технологий» уже спешит к Вам с ответом!

Шаг №1. Изберите вариант организации архивной работы

Если должность, предполагающая обязанность ведения архива, отсутствует в штатном расписании, нужно издать приказ о назначении ответственного лица. Уместен и иной распорядительный документ. Так гласит Закон «Об архивном деле и делопроизводстве». Аналогичная норма присутствует в Правилах работы архивов (постановление Министерства юстиции от 24.05.2012 №143).

Бывает, что в штате просто обязана присутствовать соответствующая должность. Если нет – на усмотрение работодателя, но ответственный должен иметься непременно.

Шаг №2. Определите сотрудника, который стает исполнять архивные обязанности

Помните, что работник обязан располагать соответствующей квалификацией. Просто поручить не получится. Обычно это квалификация архивариуса. Если образование по профилю присутствует, дополнительная подготовка не требуется. Нету? Тогда в доступе масса программ переподготовки и повышения квалификации. Часто в фирмах рассматриваемую функцию исполняют те же секретари.

Шаг №3. При необходимости – направьте сотрудника на соответствующее обучение

Когда направление подпадает под действие статей 102 и 220 ТК, а также Положения по постановлению Совмина от 24.01.2008 №101, необходимо подготовить приказ. Тут, по мнению «Бухгалтерских технологий», дополнительные комментарии не уместны.

Шаг №4. Внесите коррективы в трудовые функции конкретного сотрудника

Изменяется должностная инструкция, которая способна рассматриваться как:

1. Приложение к трудовому договору.

2. Самостоятельный документ.

Возложение обязанностей в РБ принято сопровождать ознакомлением работника.

Шаг №5. Издайте приказ о возложении обязанностей по архиву

Изменения в трудовых обязанностях персонала нужно оформлять своевременно. Это обязанность, а не право! Знакомить с соответствующим приказом надо под подпись. Больше сказать нечего. Работа по передаче функций выполнена!

При этом «Бухгалтерские технологии» хотят обратить внимание на другую возможность. Возложение архивных обязанностей – рутинная задача, которая никак не влияет на прибыль предприятия. Почему бы не поручить решение таких вопросов экспертам нашей компании?! Это легко, стоит разумных денег и позволяет напрочь забыть об ошибках, проволочках и

прочих проблемных моментах. Поговорите с нашим специалистом, чтобы узнать подробности!