Аренда жилья в командировке. Как оптимизировать расходы?

Оптимизация расходов компании обязана быть комплексной, касаться разных векторов затрат. Беларусь – страна компактная, но и наши хозяйствующие субъекты часто направляют сотрудников в деловые поездки. Денег уходит немало. Как сделать эти суммы не такими массивными?

Пример из практики ООО «Бухгалтерские технологии»

Компания из Гомеля 5-7 раз в месяц направляет сотрудников в командировки. Ареал поездок масштабен. Это не только населенные пункты РБ, но и локации за пределами республики. Предположим, при поездках в столицу Беларуси компенсация затрат по найму помещения без подтверждающей документации предполагает сумму в 30 рублей. Если стоимость окажется меньше, сотруднику нет смысла подтверждать документально, ведь работодатель все равно обязан перечислить 40 рублей в сутки.

Когда в Прибалтику командировка, жилье в том же контексте требует от нанимателя 50 долларов в сутки, хотя по факту квартира там стоит дешевле.

Что сделать, чтобы оптимизировать затраты по найму жилья без подтверждающей документации?

Ответ экспертов ООО «Бухгалтерские технологии»

Идеально, если оплата станет производиться безналично (через корпоративную карточку в соответствии с договором об ее использовании). Какие даты? С момента прибытия до дня выбытия. Тогда операции в полном объеме автоматически фиксируются, а компенсировать дополнительно не надо, даже если затраты окажутся меньше установленных законом.

Кроме того, замечательно, если договоритесь с принимающей стороной о проживании Вашего работника, ведь тогда возмещение вообще выполнять не нужно.

Некоторые полагают, что лучшая оптимизация расходов бизнеса в таких условиях – не обеспечивать человека жильем заранее. «Бухгалтерские технологии» рекомендуют трезво оценивать необходимость таких поездок вообще, а также убеждаться, что именно такое число людей реально стоит отправлять в то или иное место (в особенности, когда разговор о загранице).

Вердикт: бронируйте сами, рассчитывайтесь картой. Обеспечьте сотруднику достаточный комфорт без его участия. В итоге убедитесь, что так реально дешевле. Оптимизация расходов должна быть разумной. Не стремитесь любой ценой снизить затраты, но и переплачивать тоже опрометчиво.

Ну, а если не хотите вообще возиться с бухгалтерией, передайте дела нашей компании. Ведем финансы клиентов под ключ. Наша профессиональная деятельность застрахована. Штраф по нашей вине – полис покроет! Интересно? Тогда что откладывать? Звоните!