Защити свой бизнес от недобросовестного бухгалтера.

Воровство встречается среди представителей разных профессий, но дороже всего владельцу бизнеса обойдется воровство бухгалтера. Руководители часто склонны проявлять излишнее доверие в отношении своего бухгалтера, при этом, особо не вникая во все тонкости ведения бухгалтерского учета. Недобросовестный бухгалтер может стоить компании дорого:

1. Проблемы с налоговой службой (начисление пени, штрафы, доначисления) после проведения налоговой проверки.
2. Ваш расчетный счет могут заблокировать.
3. Внезапная внеочередная налоговая проверка.
4. В налоговых преступлениях чаще всего обвиняют руководителя фирмы, и он может понести уголовное наказание.
5. При наличии ошибок начисления заработной платы возможны конфликты с работниками предприятия.
6. Могут возникать претензии со стороны учредителей к директору.
7. Удар по репутации компании.
8. Потеря бухгалтерской базы.

И это далеко не полный список. После работы такого «специалиста» восстановление учета может стоить дорого, а иногда вообще отсутствует возможность его восстановления. Восстановление бухгалтерского учета – комплекс мероприятий, конечной целью которого является восстановление бухгалтерских документов, наличие которых предполагает законодательство.

Оно может быть частичным (если нужно восстановить конкретные участки учета) или полным. Последний вариант занимает больше времени и соответственно дороже обходится. Его можно провести своими силами, нанять для восстановления новый персонал, доверить данную работу частному консультанту или воспользоваться услугами специализированной фирмы, что лучше всего, ведь так можно точно быть уверенным в правильном восстановлении.

Распространенные виды обмана

Подобных схем много и они периодически встречаются на практике. И все же чаще всего встречаются следующие:

• Махинации с начислением заработной платы. Бухгалтер начисляет деньги сотрудникам, которые давно не работают и присваивает их себе. Если фирма небольшая, то такой вид мошенничества не пройдет, а вот в организациях побольше, это довольно частое явление.
• Манипуляции с фиктивными больничными. Деньги уходят не со счетов фирмы, их возмещает Фонд социальной защиты населения, но в случае обнаружения обмана неприятности будут у фирмы, ведь бухгалтер действует от ее имени. Это грозит внеплановыми проверками и штрафными санкциями в лучшем случае. Хотя сейчас это уже довольно редкое явление, фонд проводит тщательную проверку больничных.
• Перечисление финансов фирмы на счета, которые оформлены на подставных лиц. Иногда руководители совершают очень опрометчивый поступок и передают право электронной подписи своему главному бухгалтеру. Если он не добросовестный, то размеры убытка могут достигать миллионов.
• Бухгалтер злоупотребляет суммами, которые получает под отчет. Он присваивает себе выписанные деньги. Суммы остаются незакрытыми долгое время или закрываются расходными документами, которые к работе фирмы не имеют никакого отношения.
• Если учредителей несколько, то бухгалтер может действовать в интересах одного из них, что чревато для других финансовыми убытками.
• Затягивает получение долга с контрагентов, пока у него не кончится срок давности.
• Бывают случаи, когда бухгалтер не ворует, но и не исполняет обязанности добросовестно. Это тоже может привести к финансовым проблемам фирмы.

Большинство руководителей считают финансового директора или бухгалтера своим главным помощником. Но иногда бывают случаи, когда стоит насторожиться.

К примеру, бурной критике подвергаются действия предыдущего специалиста. Несущественные, иногда даже выдуманные проблемы приобретают глобальные масштабы. А проблемы реальные замалчиваются, чтобы потом обернуться неприятностями или финансовыми потерями для фирмы.

Если бухгалтер не успевает вовремя сдавать отчеты. В его работе без авралов никак. Иногда провал сроков обусловлены конкретными причинами (изменения налогового законодательства, болезнью, сбоями программы), но, как правило, руководитель в курсе проблемы. При постоянном нарушении сроков сдачи стоит задуматься о компетенции сотрудника.

Распространенной ошибкой бухгалтера является излишнее доверие бухгалтерской программе. Работник думает, что если правильно вводить данные в программу, то она сама осуществит нужные расчеты. Но программа не умеет думать и исправлять ошибки. А специалист по финансовым делам может и не подозревать о неточностях или погрешностях, пока они не перерастут в неприятности.

Как проверить работу бухгалтера

Верное решение – заказ финансового аудита компании, которая разберется в этом вопросе. Такие проверки лучше заказывать периодически. Это определенные финансовые траты, но в будущем это может помочь фирме сохранить более крупные суммы. Осуществить проверку работы бухгалтера можно попробовать и своими силами.

Прежде всего, нужно ознакомиться с бухгалтерской базой и проверить ведение учета. Если бухгалтер отказывается предоставить доступ к документам, ссылаясь на непростой процесс передачи, то стоит задуматься все ли там в порядке. Учет может вестись неправильно или ее просто нет, тогда налоговую проверку фирме пройти будет трудно. Поэтому руководитель должен периодически такие проверки практиковать.

Проверять также нужно наличие сданных вовремя деклараций. Сдачу отчетности должна подтверждать квитанция, выданная налоговой или фондом. Обычно такая отчетность для удобства хранится в электронном виде.

Состояние расчетов с бюджетом можно проверить, запросив справку налоговой службы на текущее число. Она будет готова в течение 3 рабочих дней. Там будут указаны: пени и штрафы, недоимки и переплаты налогов.

Проверка наличия первичных документов по крупным контрагентам – этап не меньшей значимости. Эту информацию запрашивают при проверке контролирующие органы. Все документы должны быть подписаны представителями обеих сторон и иметь нужные печати.

Внимание следует уделить проверке налоговой отчетности. Сравните выручку за год из деклараций по НДС и прибыли. Проведите сравнение суммы расходов в декларации по налогу на прибыль и в отчете о финансовых результатах, проверьте наличие убытков. Если хоть по одному пункту возникают вопросы нужно требовать пояснение у бухгалтера.

Выполняя эти нехитрые рекомендации, руководитель может сам разобраться в финансовых вопросах, вовремя выявить проблему и защитить средства компании. Не упускайте контроль над бизнесом и помните – доверие требует проверки.