Проверка бухгалтера: признаки проблем в бухучете и способы их решения

Все компании, которые занимаются предпринимательской деятельностью на территории республики Беларусь, обязаны вести бухгалтерский учет. Требование актуально для всех предпринимателей в независимости от того имеют они штат сотрудников или нет. Бухучет – это незаменимый инструмент деятельности организации. С помощью бухгалтерского учета можно ознакомиться с ошибками, допущенными при ведении рабочего процесса, а также определить продуктивность бизнеса.
Так хозяйственная деятельность влияет на результативность целого предприятия. Учет ведется по определенному шаблону, чтобы в этом разбираться, необходимы минимальные навыки ведения бухгалтерии. Разобраться в теме ради проверки подчиненных и решения основных задач при отсутствии бухгалтера в штате сможет каждый грамотный руководитель. Независимость от посторонней помощи и контроль бухгалтера – то, что может спасти от сложной ситуации. Неведение – худший враг человечества, а отсутствие знаний в бухгалтерии – первый шаг к проблемам в бизнесе.

Почему руководителю необходимо разбираться в бухгалтерских вопросах?

В Беларуси бухгалтер не редко оказывается неприкасаемой особой. Этому способствует несколько причин:
• Беспрекословный и легитимный доступ к денежным потокам.
• Отсутствие желания у управляющего изучать нюансы операций и сидеть над бумажной волокитой.
Такая двоякая ситуация обезвреживает руководителя и он теряет контроль в ведении бизнеса, хотя порой это оборачивается доверительными отношениями с бухгалтером, создает благоприятный микроклимат в коллективе. Независимо от уровня доверия к кадру не наделяйте его полномочиями неприкосновенности. Сотрудники, имеющие право подписи и владеющие наиболее секретной информацией должны быть под контролем руководителя компании, хотя бы в соображениях безопасности и подстраховки от ошибок.
Открытость информации – это лакомый кусочек для мошенников. На практике известно немало примеров мошенничества со стороны главного бухгалтера и финансового директора. Частенько они работают в паре, ведь владеют данными в свободном доступе. Это дает возможность открывать собственные предприятия-конкуренты с помощью рыночной информации. Разберем основные схемы мошенничества:
1. Воровство. Это всем известная махинация. Бухгалтер ворует долгий отрезок времени небольшие суммы, либо единоразово крупную сумму. Такие махинации быстро передаются в народе и сильно шокируют общественность. Схемы кражи наличных средств из сейфа по-прежнему наиболее распространенный способ увода средств, если главный бухгалтер отвечает за черную кассу предприятия.
Несмотря на распространение оплаты-онлайн методов обналичивания денег с расчетного счета предостаточно. Самые распространенные:
• Транспортировка денежных средств на «фирму одного дня».
• Перевод на счет контрагента, который состоит в сговоре и намерен обанкротить компанию.
• Скрытие факта финансовых поступлений на счет с оплатой аналогичной суммы на счет «прикрытой» компании.
Не забывайте, что бумаги, которые доказывают состав преступления, часто исчезают как раз, когда они оказываются нужны (из-за хакерских атак, компьютерных вирусов или обыкновенных хищений имущества). Бывает, что бухгалтер корректирует документы, преследуя цель расквитаться с работодателем, который отказал во внеочередной премии или повышении заработной платы.
2. «Мертвые души» или манипуляции с отчетами. В небольших компаниях, это единичные случаи, а вот в крупных встречается достаточно часто. Здесь много ведомостей по авансам и зарплатам, больничные, командировочные и квартальные отчеты, куда можно припрятать «мертвые души». Предприятия с большой текучкой в повышенной зоне риска, ведь фамилии уволенных и даже не существующих сотрудников легко внести в зарплатную ведомость. Еще одной махинацией является подмена данных, так в зарплатной ведомости фиксируют одну сумму, а в расходном ордере совершенно другую.
3. Махинации с товарооборотом. Знаменитая афера со списанием товара с помощью составления акта. Списывают просрочку либо амортизированный товар. В ином случае бухгалтер обзаводится соучастником в виде работника склада. Он умышленно забывает оприходовать товары и не предъявляет претензий поставщику. Далее он списывает разницу как естественную убыль предприятия. Также руководитель должен следить за физической величиной товаров, в первом случае может быть указано в штуках, а во втором в десятках штук.
4. Схемы откатов, сговор с посредниками. Когда работники бухгалтерии привлекаются к закупкам, они часто действуют по известным схемам отката. Например, бухгалтер начинает вести закупки у не официального поставщика, у которого рыночная цена ниже, но сотрудник не отображает этого в отчете и забирает всю разницу себе.
Договоренность с контрагентом часто связана с взысканием долга за материальное вознаграждение. Своими действиями, бухгалтер способен лишить возможности компанию вернуть деньги при судебном разбирательстве.

Решения в мерах безопасности

Что же предпринять руководителю, чтобы не попасть на крючок к своему бухгалтеру? Разберем по пунктам план действий:
 Проведите скрининговую проверку на первом собеседовании. Скрининг подразумевает проверку на полиграфе, в социальных сетях и по базе данных. В результате у Вас сложится реальная картина о человеке и его деятельности.
 Платите сотруднику достойную заработную плату. Профессия подразумевает огромную ответственность, поэтому мотивируйте своего бухгалтера на честную работу и желание удержаться на рабочем месте.
 Создайте рабочий регламент. Пропишите права и обязанности работников. Укажите наказание за ошибки и присвоение средств.
 Защитите систему банк-клиент. Не держите электронный ключ в публичном доступе и включите уведомления на гаджет по проделанным платежам.
 Раз в месяц устраивайте выборочную проверку накладных и документов.
 Используйте DLP-системы для координации действий подчиненных. Она анализирует все виды переговоров, сигнализирует об утечке информации и предотвращает ряд внешних атак.
 Устраивайте регулярные аудит-проверки при помощи независимых экспертов. Увы, аудит на добровольных основах для компаний Беларуси все еще редкое явление.
Все эти мероприятия способны защитить ваш бизнес, а также обеспечить профилактику нарушений. Вы покажите бухгалтеру, что владеете ситуацией и контролируете работу предприятия. Как показывает практика, люди воруют и обманывают, потому что руководитель дает такую возможность.