Проблемы в бухгалтерии: как выявить и как их решить?

В Беларуси бухгалтерский и налоговый учет обязан вести каждый хозяйствующий субъект. Если не хотите утопать в штрафах по итогам непрекращающихся проверок, стоит относиться к этому направлению с предельным вниманием.

Особенности законодательства таковы, что в ряде ситуаций присутствует право не нанимать специалиста, отвечающего за финансы, а решать эти вопросы собственными силами. Как уже догадались, касается представителей малого бизнеса. Отдел по г. Бресту и Брестской области ООО «Бухгалтерские технологии» отмечает, что как раз они находятся в группе риска.

Отчетность нужно вести правильно, исчисления должны представлять собой стройную систему, а не хаотичное нагромождение символов. К сожалению, даже профильные специалисты то и дело допускают ошибки. По незнанию, из-за нехватки рабочего времени, по причине элементарной небрежности – причин хватает.

Как добиться порядка в делах? Можно ли сделать так, чтобы приход проверки не побуждал тянуться за успокоительным? Уверены, что не только вполне реально, но и не потребуется слишком много усилий. Сегодня хотелось бы рассмотреть некоторые проблемы и привести пути решения. Давайте разбираться.

Проблема №1. Небрежное отношение к документации

Бухгалтер не имеет права учитывать расходы без соответствующего подтверждения. Получить не всегда легко. Первичку забывают, теряют и т.д., что приводит к занижению расходов или расчету налогов на основании отсканированной документации. Подобное допускать нельзя. Поступите следующим образом:

• разработайте график документооборота;
• утвердите его в учетной политике;
• следите за предоставлением в срок (например, укажите в КРI);
• обратите внимание на то, чтобы премия начислялась только при условии, что с документацией все в порядке.

Как показывает практика Отдела по г. Бресту и Брестской области ООО «Бухгалтерские технологии», ситуация исправляется моментально. К сожалению, директора не всегда горят желанием ломать устоявшуюся систему взаимоотношений внутри коллектива. Если относитесь к этой категории, уясните следующее: подобные «нюансы» влекут серьезные последствия!

Проблема №2. Разница в учете

Особенности бухгалтерского и налогового учета таковы, что одни и те же операции отражаются неодинаково. Приходится выполнять двойную работу, но присутствует рациональный выход:

• установите одинаковые лимиты основных средств;
• уравняйте сроки полезного использования основных средств;
• рассчитывайте амортизацию тождественными способами;
• избавьтесь от амортизационных премий и т.д.

Полного отсутствия разниц добиться вряд ли удастся, но можно сделать так, чтобы работы поубавилось. Пусть бухгалтер больше времени занимается другими, не менее значимыми делами.

Проблема №3. Запросы от потенциальных деловых партнеров

Чтобы обосновать выбор, контрагент запрашивает документацию. Да-да, запросы делает не только налоговая, но и те, с кем работает компания. Такие обращения поступают регулярно, но в особенности раздражают, когда приходятся на отчетный период.

Выход лежит на поверхности. Заранее подготовьте досье. Сделайте копии:

• устава;
• лицензий;
• полномочий директора и т.д.

Кстати, обязанность предоставления такой документации совсем необязательно возлагать на бухгалтера. С этим легко справится и юрист, и секретарь, и менеджер. Некоторые организации вообще размещают в свободном доступе (например, на официальном ресурсе).

Проблема №4. Требования ИМНС

Часто приходится наблюдать ситуацию, когда только отправили отчетность, а уже приходит корреспонденция от налоговой. Главные бухгалтеры жалуются (и вполне обоснованно) на то, что объем таких «писем счастья» напоминает снежный ком во время лавины.

Уточняться могут любые сведения, но вовсе необязательно каждый раз присылать развернутый ответ, ведь нередко требования выходят за пределы Налогового кодекса Беларуси. Просто отправьте письмо, в котором попросите сделать те или иные уточнения. Не забудьте уложиться в отведенный законом срок.

Проблема №5. Все срочно идут в отпуск

Существует график, согласно которому предоставляется отпуск. Сотрудники обязаны его придерживаться. Но иногда наблюдается ситуация, когда работник собирается отдохнуть в самый неподходящий момент. Он способен договориться напрямую с работодателем или просто написать соответствующее заявление, оставив у секретаря.

Трудность кроется в том, что бухгалтеру почему-то сообщают о необходимости проведения расчетов за пару дней до даты. При этом существуют требования, касающиеся выдачи отпускных. Игнорировать не стоит, ведь чревато штрафом.

Решается проблема элементарно. Настаивайте на соблюдении графика. Тогда появляется возможность спланировать. Если отпуск потребовался срочно, работник должен предупредить хотя бы за неделю. Если не успевает – пусть идет за свой счет. Звучит жестко, но нужно учитывать не только собственные предпочтения, но и пожелания других.

Если разговор о главбухе, то у него вообще возможность отдохнуть появляется только в перерывах между сдачей отчетности. Даже в отпуске обычно с телефоном и ноутбуком наперевес, ведь всегда нужно держать руку на пульсе финансово-хозяйственной деятельности компании. Выход один: предоставлять частями, о чем заранее договориться с руководителем бухгалтерии.

Проблема №6. Интриги

Сотрудники, отвечающие за отчетность, являются людьми особенными. Нередко приходится лицезреть картину, когда каждый не только мнит себя лучшим, но и стремится напакостить соседу. В словесных перепалках приятного мало. А что, если кто-либо умышленно «потеряет» чужую документацию?

Сплетни нужно пресекать на корню. Начните с себя. Не давайте даже малейшего повода. Всячески демонстрируйте негативное отношение. Выявив интригана, следует как минимум вызвать на серьезный разговор, вполне возможно – расстаться ради сохранения здоровой атмосферы в коллективе.

Как минимизировать проблемы в бухгалтерии?

Чтобы всегда быть в курсе, нужно учесть моменты, которые приведем ниже. Ничего сверхъестественного не требуется. Только желание разобраться. Сделайте следующее:

1. Пройдите курсы, чтобы повысить собственную осведомленность в таких вопросах.
2. Тщательно отбирайте персонал. Сомневаетесь в собственных силах? Обратитесь в кадровое агентство.
3. Следите за своевременностью сдачи отчетности и прочей документации.
4. Обращайте внимание на аккуратность. Кипа бумаг на столе – не признак загруженности, а элементарная небрежность.
5. Держите под контролем расчетный счет и кассу.
6. Не пытайтесь все поручить одному человеку. Распределяйте обязанности.

Эксперты Отдела по г. Бресту и Брестской области ООО «Бухгалтерские технологии» уверены, что большинство трудностей не коснется грамотного руководителя. Надеемся, что читатель уже таковым является или скоро станет. Нужно только постоянно повышать собственную компетентность. Желаем успехов!