buhbrest.by

Какие процедуры необходимо пройти перед сдачей бухдокументов в архив


Любая компания в Беларуси не может взять просто так и исчезнуть. Документы об её деятельности, другая информация о ней обязательно должна храниться определённое время в различных архивах. Это подтверждается и изданным в июле 2013-го года Законом, посвящённым бухгалтерскому учёту и отчётности. Там прописано (в восемнадцатой статье), что организации любой формы собственности должны обеспечивать хранение учётных документов первичного плана, регистров бухучёта, а также отчётность и большинство других документов, имеющих отношение к бухгалтерскому учёту и составлению отчётов. Хранить их надо в соответствии со сроками, предусмотренными отечественным законодательством.

Регулирование нормативного плана

Обязанность любой компании в Беларуси, особенно бюджетной, гарантировать на протяжении установленных законодательством сроков накопление документов, их хранение, использование и учёт. Речь идёт о документации, без которой невозможно функционировать предприятию. Она накапливается постоянно. Её надо передавать в архивы:

  1. Государственные (республиканского уровня).
  2. Территориальные (бывают районными и городскими), принадлежащие местным исполкомам. Зачастую — находящиеся с ними в одном здании.

Сама по себе сдача документации в архив тоже обязана фиксироваться. И этот документ надо хранить в бухгалтерии постоянно. Относительно него нет сроков. Необходимость хранения предусмотрена нормативно-правовыми актами республиканского значения:

  • Закон РБ от 25-го ноября 2011-го года № 323-3, посвящённый архивному делу и делопроизводству в Беларуси (особенно стоит обратить внимание на четвёртую статью);
  • Постановление Министерства финансов от 8-го февраля 2005-го года № 15, которое утвердило Инструкцию о порядке организации бухучёта бюджетными учреждениями и обслуживающими их бухгалтериями централизованного характера (там интерес представляет 26-ой пункт).

Важно сохранять и документы, которые требуются для обложения организации налогами. Это обязанность бюджетных учреждений, являющихся плательщиками налогов. Они должны на протяжении прописанных в законодательных актах сроков хранить документацию, связанную с бухгалтерским учётом, а также с учётом расходов и доходов, других объектов, которые не остаются без внимания налоговых служб. Хранить надо и бумаги, благодаря которым решаются возможные спорные моменты относительно законности применения налогообложения. Эти обязанности прописаны в подпункте 1.11 первого пункта 22-ой статьи Налогового кодекса РБ.

 

Работа госорганов, других учреждений и организаций, а также индивидуальных предпринимателей невозможна без типовой документации. Их перечень есть в белорусском национальном архивном фонде. Его установило постановление Министерства юстиции, вышедшее в мае 2012-го года под 140-ым номером. В этом перечне указаны и сроки, на протяжении которых тот или иной документ обязан храниться в архиве.

Что касается бухгалтерской документации, то она чаще всего хранится в белорусских архивах не более трёх лет после того, как налоговая инспекция проверит, соблюдено ли налоговое законодательство (в 140-м перечне эту информацию содержит 177-ой пункт).

В организации бюджетного толка организация хранения первичной учётной документации лежит на руководстве. Регистры бухучёта, отчёты и другие важные бумаги, имеющие отношение к бухгалтерскому учёту и работе над отчётностью – за их хранение тоже отвечает руководитель.

Есть в организациях и дела так называемого «временного хранения» (не более десяти лет). Их нельзя передавать в архив! Как только отведенные на временное хранение сроки заканчиваются, эти бумаги необходимо уничтожить. Нет, такие дела тоже в архив могут быть сданы. Но это только если случай – исключительный. В любом случае вопрос решает руководитель структуры. Но передачу бумаг на хранение он обязан согласовать с архивом компании, отвечающей за номенклатуру дел. Это указано в 205-ом пункте вышеназванной инструкции, посвящённом организации делопроизводства в госорганах, других структурах.

Коротко о наказании

Оно предусмотрено в Кодексе об административных правонарушениях. В частности, интересует двенадцатая статья (12.1) и её третья часть. Там сказано, что должностное лицо получит штраф от четырёх до 335-ти базовых величин, если не сумеет сохранить бухгалтерскую и другую документацию, другие бумаги, без которых проблематично правильно исчислить налоги, выплатить их.

Об исчислении сроков хранения документации

Как отмечалось, любые документы, связанные с делопроизводством организации, должны какое-то время храниться. Что-то — дольше, что-то — меньше. А в целом начало хранения этих бумаг припадает на первое января года, идущего за тем годом, когда было завершено делопроизводство в организации.

Чтобы узнать о теме подробнее, нелишне будет заглянуть в 38-ое Постановление Госкомитета по делопроизводству и архивам. Оно вышло давно, в августе 2001-го года, но имеет юридическую силу и по сей день. В нём утверждён список типовых документов госорганов, белорусских организаций, индивидуальных предпринимателей, имеющих отношение к организации управления госимуществом, а также ценообразования, страхования, финансов, приватизации. Там и указываются сроки хранения документов. Порядок использования Постановления тоже подробно описан.

Данный подход в определении сроков хранения считается оптимальным, поэтому с годами в него если и вносятся изменения, то точечные. В частности, Министерство юстиции внесло в 2021-м году некоторые корректировки в 140-ой Перечень. В основном они затронули пункты, значимые для системы образования, реабилитации детей. Но есть корректировки и по бухгалтерской тематике (или близкой к ней). В частности, обратимся к пунктам 316 и 317. Раньше там находились:

  • разрешительные документы Национального банка на проведение валютных действий текущего характера и остальных операций плюс необходимые к ним дополнительные бумаги;
  • формы регистрационно-контрольного плана к указанным в первом пункте разрешениям.

Теперь же эти пункты выглядят следующим образом:

  • документы по теме исполнения валютных соглашений, контрактов (договоров). Речь идёт о переписке, информационном наполнении и так далее. Установлен конкретный срок их сохранности. При этом неважно, комплектуют ли эти организации государственные архивы или нет. Итак, эти документы обязаны храниться на протяжении пяти лет;
  • учётные формуляры по поступлению денег из операций валютного плана, которые проводятся с нарушениями законодательства валютного характера. Эти документы тоже надо хранить пять лет.

Повторимся: начало исчисления срока хранения приходится на первое января нового года, следующего за годом, когда было завершено делопроизводство. Если, к примеру, белорусская организация окончит его в нынешнем году, то отсчёт пойдёт с 1 января 2022-го года.

Что говорит 15-ая Инструкция?

Напомним, она утверждена в 2005-ом году Минфином и посвящена порядку организации бухучёта бюджетными структурами и обслуживающими их бухгалтериями. В ней надо смотреть 26-ой пункт третьей части. Там указано, что вся документация бюджетной структуры до передачи в архив обязана храниться в специально оборудованных комнатах или шкафах с хорошей системой защиты. Сроки хранения указывает 140-ой Перечень. Но сколько именно должен храниться тот или иной документ и кто это определяет? На первый вопрос ответим ниже. Что касается определения, то этим вопросом занимаются члены избранной в бюджетной компании комиссии экспертов.

Перечень № 140 содержит отдельные номера с пунктами, где указываются конкретные названия созданных в компании документов, а также сроки, которые они должны храниться. Многие пункты Перечня содержат обстоятельные пояснения, так что пользоваться им несложно. В нём есть графа № 3. В ней указаны сроки хранения документации для организаций негосударственной формы собственности.

Шпаргалка для бюджетной бухгалтерии

Приведённые ниже данные взяты из 15-ой Инструкции. Для удобства пользования указываем её нормы и сроки предоставления бумаг в архив:

  • пункт 17-ый, часть 5. Каждый год или раз в 2 года учётные карточки материалов, других предметов, входящих в оборотные средства, необходимо сдавать в архив. Они должны иметь подшитый вид. К ним прикрепляют реестр карточек, регистры бухучёта, а также другую документацию бухгалтерского направления. Учётные карточки по основным средствам (выбывшие в течение календарного года) тоже сдаются раз один или в два года;
  • пункт 17-ый, часть 6. Инвентарные карточки по основным средствам (форма ОС-10) подвергаются описи. И эту опись сдают в архив не всегда. Это происходит лишь тогда, когда в ней сделаны отметки о том, что произошло списание инвентаря согласно последней такой карточке. Если их сдают без описи, то необходимо составление реестра сдачи документации в варианте 442-ой формы. В нём надо указать номера каждой карточки и название инвентаря, который был списан. Если этим занимается централизованная бухгалтерия, то указывается и название организации, которую она обслуживает;
  • пункт 25-ый. Как только завершается отчётный месяц, каждый мемориальный ордер, а также другую документацию надо брошировать, соблюдая хронологию. Если знать объём бумаг, то можно делать брошировку одной папки за три-четыре месяца. Или же за месяц сделать брошироваными 3-5 папок. На обложке в обязательном порядке надо указать:
    1. название организации;
    2. название папки с присвоенным ей порядковым номером;
    3. период отчёта — год с месяцем;
    4. стартовый и финишный номера мемориальных ордеров.

Также надо указать объём дела, прописав, сколько листов для его формирования пришлось использовать.

Григоревская Ольга Николаевна

Главный бухгалтер отдела по г.Бресту и Брестской области ООО “Бухгалтерские технологии”

Трудовой опыт в области бухгалтерского учета и финансов составляет более 22 лет. Ольга Николаевна ответит Вам на самые сложные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения. Грамотно упорядочит хозяйственную деятельность Вашей компании в части финансов, обеспечит ведение бухгалтерского и налогового учета в строгом соответствии с действующим законодательством.

Добавить комментарий

Также вам может быть интересно

Несколько моментов, касающихся применения налога на профдоход

Несколько моментов, касающихся применения налога на профдоход

17.04.2023

Для самозанятых налог на профессиональный доход стал
+ Read More

Читать дальше
С 1 января 2023-го под запретом товарообменные операции!

С 1 января 2023-го под запретом товарообменные операции!

10.04.2023

Запрет товарообменных операций присутствует в Беларуси с
+ Read More

Читать дальше
«Упрощенка»-2023

«Упрощенка»-2023

29.03.2023

УСН в 2023 году претерпела значительные изменения.
+ Read More

Читать дальше

Новости и акции

Популярные вопросы и ответы

Наши клиенты выбирают следующие услуги

ОФОРМИТЬ ЗАЯВКУ

Отзывы о нашей компании