Какие процедуры необходимо пройти перед сдачей бухдокументов в архив

Любая компания в Беларуси не может взять просто так и исчезнуть. Документы об её деятельности, другая информация о ней обязательно должна храниться определённое время в различных архивах. Это подтверждается и изданным в июле 2013-го года Законом, посвящённым бухгалтерскому учёту и отчётности. Там прописано (в восемнадцатой статье), что организации любой формы собственности должны обеспечивать хранение учётных документов первичного плана, регистров бухучёта, а также отчётность и большинство других документов, имеющих отношение к бухгалтерскому учёту и составлению отчётов. Хранить их надо в соответствии со сроками, предусмотренными отечественным законодательством.

Регулирование нормативного плана

Обязанность любой компании в Беларуси, особенно бюджетной, гарантировать на протяжении установленных законодательством сроков накопление документов, их хранение, использование и учёт. Речь идёт о документации, без которой невозможно функционировать предприятию. Она накапливается постоянно. Её надо передавать в архивы:

1. Государственные (республиканского уровня).
2. Территориальные (бывают районными и городскими), принадлежащие местным исполкомам. Зачастую — находящиеся с ними в одном здании.

Сама по себе сдача документации в архив тоже обязана фиксироваться. И этот документ надо хранить в бухгалтерии постоянно. Относительно него нет сроков. Необходимость хранения предусмотрена нормативно-правовыми актами республиканского значения:

• Закон РБ от 25-го ноября 2011-го года № 323-3, посвящённый архивному делу и делопроизводству в Беларуси (особенно стоит обратить внимание на четвёртую статью);
• Постановление Министерства финансов от 8-го февраля 2005-го года № 15, которое утвердило Инструкцию о порядке организации бухучёта бюджетными учреждениями и обслуживающими их бухгалтериями централизованного характера (там интерес представляет 26-ой пункт).

Важно сохранять и документы, которые требуются для обложения организации налогами. Это обязанность бюджетных учреждений, являющихся плательщиками налогов. Они должны на протяжении прописанных в законодательных актах сроков хранить документацию, связанную с бухгалтерским учётом, а также с учётом расходов и доходов, других объектов, которые не остаются без внимания налоговых служб. Хранить надо и бумаги, благодаря которым решаются возможные спорные моменты относительно законности применения налогообложения. Эти обязанности прописаны в подпункте 1.11 первого пункта 22-ой статьи Налогового кодекса РБ.

Работа госорганов, других учреждений и организаций, а также индивидуальных предпринимателей невозможна без типовой документации. Их перечень есть в белорусском национальном архивном фонде. Его установило постановление Министерства юстиции, вышедшее в мае 2012-го года под 140-ым номером. В этом перечне указаны и сроки, на протяжении которых тот или иной документ обязан храниться в архиве.

Что касается бухгалтерской документации, то она чаще всего хранится в белорусских архивах не более трёх лет после того, как налоговая инспекция проверит, соблюдено ли налоговое законодательство (в 140-м перечне эту информацию содержит 177-ой пункт).

В организации бюджетного толка организация хранения первичной учётной документации лежит на руководстве. Регистры бухучёта, отчёты и другие важные бумаги, имеющие отношение к бухгалтерскому учёту и работе над отчётностью – за их хранение тоже отвечает руководитель.

Есть в организациях и дела так называемого «временного хранения» (не более десяти лет). Их нельзя передавать в архив! Как только отведенные на временное хранение сроки заканчиваются, эти бумаги необходимо уничтожить. Нет, такие дела тоже в архив могут быть сданы. Но это только если случай – исключительный. В любом случае вопрос решает руководитель структуры. Но передачу бумаг на хранение он обязан согласовать с архивом компании, отвечающей за номенклатуру дел. Это указано в 205-ом пункте вышеназванной инструкции, посвящённом организации делопроизводства в госорганах, других структурах.

Коротко о наказании

Оно предусмотрено в Кодексе об административных правонарушениях. В частности, интересует двенадцатая статья (12.1) и её третья часть. Там сказано, что должностное лицо получит штраф от четырёх до 335-ти базовых величин, если не сумеет сохранить бухгалтерскую и другую документацию, другие бумаги, без которых проблематично правильно исчислить налоги, выплатить их.

Об исчислении сроков хранения документации

Как отмечалось, любые документы, связанные с делопроизводством организации, должны какое-то время храниться. Что-то — дольше, что-то — меньше. А в целом начало хранения этих бумаг припадает на первое января года, идущего за тем годом, когда было завершено делопроизводство в организации.

Чтобы узнать о теме подробнее, нелишне будет заглянуть в 38-ое Постановление Госкомитета по делопроизводству и архивам. Оно вышло давно, в августе 2001-го года, но имеет юридическую силу и по сей день. В нём утверждён список типовых документов госорганов, белорусских организаций, индивидуальных предпринимателей, имеющих отношение к организации управления госимуществом, а также ценообразования, страхования, финансов, приватизации. Там и указываются сроки хранения документов. Порядок использования Постановления тоже подробно описан.

Данный подход в определении сроков хранения считается оптимальным, поэтому с годами в него если и вносятся изменения, то точечные. В частности, Министерство юстиции внесло в 2021-м году некоторые корректировки в 140-ой Перечень. В основном они затронули пункты, значимые для системы образования, реабилитации детей. Но есть корректировки и по бухгалтерской тематике (или близкой к ней). В частности, обратимся к пунктам 316 и 317. Раньше там находились:

• разрешительные документы Национального банка на проведение валютных действий текущего характера и остальных операций плюс необходимые к ним дополнительные бумаги;
• формы регистрационно-контрольного плана к указанным в первом пункте разрешениям.

Теперь же эти пункты выглядят следующим образом:

• документы по теме исполнения валютных соглашений, контрактов (договоров). Речь идёт о переписке, информационном наполнении и так далее. Установлен конкретный срок их сохранности. При этом неважно, комплектуют ли эти организации государственные архивы или нет. Итак, эти документы обязаны храниться на протяжении пяти лет;
• учётные формуляры по поступлению денег из операций валютного плана, которые проводятся с нарушениями законодательства валютного характера. Эти документы тоже надо хранить пять лет.

Повторимся: начало исчисления срока хранения приходится на первое января нового года, следующего за годом, когда было завершено делопроизводство. Если, к примеру, белорусская организация окончит его в нынешнем году, то отсчёт пойдёт с 1 января 2022-го года.

Что говорит 15-ая Инструкция?

Напомним, она утверждена в 2005-ом году Минфином и посвящена порядку организации бухучёта бюджетными структурами и обслуживающими их бухгалтериями. В ней надо смотреть 26-ой пункт третьей части. Там указано, что вся документация бюджетной структуры до передачи в архив обязана храниться в специально оборудованных комнатах или шкафах с хорошей системой защиты. Сроки хранения указывает 140-ой Перечень. Но сколько именно должен храниться тот или иной документ и кто это определяет? На первый вопрос ответим ниже. Что касается определения, то этим вопросом занимаются члены избранной в бюджетной компании комиссии экспертов.

Перечень № 140 содержит отдельные номера с пунктами, где указываются конкретные названия созданных в компании документов, а также сроки, которые они должны храниться. Многие пункты Перечня содержат обстоятельные пояснения, так что пользоваться им несложно. В нём есть графа № 3. В ней указаны сроки хранения документации для организаций негосударственной формы собственности.

Шпаргалка для бюджетной бухгалтерии

Приведённые ниже данные взяты из 15-ой Инструкции. Для удобства пользования указываем её нормы и сроки предоставления бумаг в архив:

• пункт 17-ый, часть 5. Каждый год или раз в 2 года учётные карточки материалов, других предметов, входящих в оборотные средства, необходимо сдавать в архив. Они должны иметь подшитый вид. К ним прикрепляют реестр карточек, регистры бухучёта, а также другую документацию бухгалтерского направления. Учётные карточки по основным средствам (выбывшие в течение календарного года) тоже сдаются раз один или в два года;
• пункт 17-ый, часть 6. Инвентарные карточки по основным средствам (форма ОС-10) подвергаются описи. И эту опись сдают в архив не всегда. Это происходит лишь тогда, когда в ней сделаны отметки о том, что произошло списание инвентаря согласно последней такой карточке. Если их сдают без описи, то необходимо составление реестра сдачи документации в варианте 442-ой формы. В нём надо указать номера каждой карточки и название инвентаря, который был списан. Если этим занимается централизованная бухгалтерия, то указывается и название организации, которую она обслуживает;
• пункт 25-ый. Как только завершается отчётный месяц, каждый мемориальный ордер, а также другую документацию надо брошировать, соблюдая хронологию. Если знать объём бумаг, то можно делать брошировку одной папки за три-четыре месяца. Или же за месяц сделать брошироваными 3-5 папок. На обложке в обязательном порядке надо указать:
  1. название организации;
  2. название папки с присвоенным ей порядковым номером;
  3. период отчёта — год с месяцем;
  4. стартовый и финишный номера мемориальных ордеров.

Также надо указать объём дела, прописав, сколько листов для его формирования пришлось использовать.